整骨院の予約管理の効率化が満足度＆売上アップにつながる理由

「予約システムの導入で何が変わる？」
「費用をかけてまで導入する価値はあるのか？」
「システムを導入したら電話対応は無くしても構わない？」

整骨院や整体院など、治療院の多くで導入が遅れ気味な予約システム。
予約管理を効率化することで、整骨院側だけでなく、患者さまにとっても大きなメリットがあります。

ただし、当然メリットばかりでもないので、デメリットに対するフォローも必要です。予約システム導入を巡る疑問のあれこれについて、具体的に解説していきましょう。

今回は、整骨院の予約管理の効率化がもたらすメリット・デメリットについて、治療院・パーソナルトレーニングの店舗運営のサポートを行っているJMTA（一般社団法人日本メディケアトレーナー協会）が解説します。

予約システムの導入にお悩みの方、来院患者を増やしたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

整骨院の予約管理を効率化することのススメ

ネット予約を導入していない整骨院もまだまだ多い傾向にありますが、年々、ネット予約の利用割合が増えていることをご存知ですか？

コンビニの数より多いとされる治療院。
生き残るには集客が課題となる中、システムを導入して予約のハードルを下げ、患者満足度を高めることは、業務効率化の面から考えても重要性が増しています。

電話予約のみだと患者さまが予約を入れられる時間は限られ、患者獲得の機会損失につながります。

さらに、1人整骨院の場合、施術中に電話対応しなければならないことで、施術の質が低下することも懸念されるでしょう。

仮に、近隣の競合の多くが予約システムを導入していたとすれば、自院の導入の遅れが集客面で不利になるのは明らかです。

幸い、治療院のネット予約の導入が遅れ気味な状況です。
早急な予約システムの導入は、他院との差別化を図るチャンスとも言えるでしょう。

予約システムを導入するメリットとは？

整骨院が予約システムを導入する具体的なメリットを見ていきましょう。

患者側の利便性が向上する

予約受付が24時間対応になれば、患者さまの都合の良いタイミングでどこにいても予約がとれるようになるため、患者の取りこぼしを防げます。

また、急な予定変更も患者側で行えるので、ストレスなく通院できるように。

リマインド機能を備えたシステムを導入すれば、予約の前日や当日にメールが送信されるので、うっかり忘れによる無断キャンセル防止にもなります。

これは売上に影響するため、整骨院側にとっても助かるでしょう。
予約のハードルが下がることは、患者満足度やリピート率の向上につながります。

業務負担が軽減されて施術の質が向上する

予約システムを導入すれば、電話対応に割く時間や労力が大幅に減り、施術に専念できるので施術の質の向上につながります。

また、日時の変更やキャンセル対応が自動化されることで、スタッフの業務負担やストレスも軽減。
聞き間違いやダブルブッキングによるヒューマンエラーも防げます。

さらに、患者の情報管理が簡単になることでスタッフ間での情報共有もしやすくなり、誰が担当してもサービスの質を落とさず対応が可能となるでしょう。

業務が効率化されることで、スタッフの働きやすさにもつながるメリットがあります。

顧客データの管理・分析に役立つ

予約システムには、住所・氏名・年齢・電話番号などの個人情報のほか、来店状況や時間帯の分析、電子カルテ機能など、顧客データの管理機能を備えたものもあります。

これらの情報を分析することで、効果的な施術や整骨院経営の課題の発見、マーケティング施策の実施などに役立てられるでしょう。

予約システムにはデメリットもある

メリットが大きい予約システムの導入ですが、デメリットも把握しておくことが重要です。

導入に費用が掛かる

当然ながら、システムの導入には費用がかかります。

できるだけ費用を抑えようとして中途半端なものを導入すると、かえってストレスになりかねません。

しかし、機能が豊富になるほど費用がかかるので、自院にはどこまでの機能があれば十分なのかを検討して選びましょう。

操作に慣れるのに時間がかかる

システムの操作に慣れるまでにはある程度時間がかかります。
毎日使うものなので、できるだけ操作しやすいシステムを選ぶことが非常に重要です。

無料試用期間を利用して、使いやすいシステムを探すことも可能です。
また、ITに不慣れなスタッフがいる場合は、研修・マニュアルを作るなどして対応しましょう。

マニュアルを作成しておけば、指導の効率化にもつながります。

システムに不具合が起きると弱い

予約受付をシステムに頼り切っていると、不具合が生じたときに予約管理が立ち行かなくなってしまうのが弱みです。

バックアップ体制の強化や、カスタマーサポートへの問い合わせ対応の可否など、安全対策がとられているか事前にチェックしておく必要があります。

また、あらかじめトラブルが起きたときの対応を決めておくことで、混乱を最小限に抑えられるでしょう。

予約システムを導入しても電話予約は残しておきたい理由

予約システムの導入後も、電話予約は残しておきましょう。
おすすめの運用方法は、ネット予約をメインに、電話予約も併用することです。

電話予約のメリットは、急患対応や特別な要望がある場合の相談・予約調整が柔軟に行えることです。

また、質問がある方や高齢の方が直接問い合わせできる窓口があることは、患者さまの安心感にもつながるでしょう。

さらに、予約システムにトラブルが生じた場合、電話予約を併用していれば、予約受付の完全停止も防げます。

したがって、予約システムを導入しても、電話予約は残しておくことが推奨されます。JMTAのグループ企業、ASFiT（以下：アスフィット）でもこの方法を採用しています。

予約システムは整骨院向けのものがおすすめ

業種を問わず、気軽に導入できる汎用的な予約システムもあります。
しかし、おすすめは整骨院・整体院など、治療院特有の業務に特化した機能を備えたシステムの導入です。

治療院向けの予約システムでは、施術メニューの設定を細かく行えたり、患者さまの情報を管理できる電子カルテ機能を備えていたりと、業務の効率化により一層貢献できるからです。

施術メニュー別の売上や、顧客データの情報収集など、経営分析にも役立てられるでしょう。

また、患者さまの個人情報はもちろん、デリケートな健康状態を扱う以上、セキュリティ体制にも万全を期す必要があります。

以上で述べた理由を総合的に考えても、治療院向けの予約システムの導入をおすすめします。

ネット予約を導入するなら事前アンケートも導入したい

ネット予約を導入するなら、事前に患者さまの状況を把握するためのアンケートを実施しましょう。

来院前の患者さまに、オンラインの事前カウンセリングシートに回答していただくことで当日のカウンセリング準備ができるため、患者満足度アップにつながります。

アスフィットでも、事前カウンセリングシステムを採用しています。

この実際に運用されている事前カウンセリングシステムを、JMTAの無料メルマガ会員にご登録いただいた方にプレゼントしています。ネット予約を導入するなら、ぜひご活用ください。

他にも、メルマガでは治療院・パーソナルジムの集客方法やスタッフ育成、カウンセリングのコツなど、店舗運営に活かせる情報を随時配信しています。

整骨院を経営する先生方のご登録をお待ちしています。

まとめ

まだネット予約を導入していない整骨院も多い傾向にある中、システムを導入して予約管理を効率化することは、

といったメリットがあります。一方で、

などのデメリットも把握しておくことが重要です。
システム導入後も、患者さまの利便性や不具合発生時を考慮して電話予約は残しておきましょう。

システムは、治療院向けの機能を備えたものの導入がおすすめです。