整骨院の顧客管理は集客に役立つ！ツール選びの注意点とは？

顧客管理はしっかりできていますか？
顧客情報は集客や囲い込みに活用できるにも関わらず、経営知識の不足から、顧客管理ができていない整骨院はいまだに多いです。

「顧客管理を徹底するメリットとは？」
「どんなシステムを使えばいいのか？」
「無料アプリやシステムはあるのか？」
「どうやって集客に活かせばいいか知りたい」

こんな疑問にお答えしていきましょう。

今回は整骨院の顧客管理の活用について、治療院・パーソナルトレーニングの店舗運営のサポートを行っているJMTA（一般社団法人日本メディケアトレーナー協会）が解説します。

顧客管理を電子化したい方、効率的に集客したい方は、ぜひ参考にしてください。

顧客管理システムを導入するメリットとは何か？

整骨院経営において、顧客管理を徹底することは、経営の安定と成長に大きく貢献します。

まずは、顧客管理ツールを導入することで具体的にどのようなメリットが得られるのか紹介していきましょう。

ペーパーレス化で業務効率が改善

紙のカルテ管理から電子カルテに移行することで、保管スペースの節約や、取り出す手間の短縮、情報共有の迅速化が図れます。

データをすぐに参照できることで、顧客一人ひとりのニーズへの対応がスムーズになり、顧客満足度向上につなげることもできるでしょう。

コストや労力の削減

電子カルテを導入することで、紙カルテの作成や管理、消耗品の補充などにかかっていた労力やコストを削減できます。
さらに、予約管理システムを導入すれば、予約受付対応の手間が激減します。

人件費の削減につながるだけでなく、スタッフが施術などの専門性の高い業務に専念できるようになり、サービスの質向上にもつながるでしょう。

データ分析を活かした集客施策を展開できる

顧客情報の管理を電子化することで、

などの細かいデータまで把握しやすくなります。
把握した情報は、効果的な集客戦略やメニュー開発に役立てられるでしょう。

また、顧客の来院間隔や症状に合わせて、適切なタイミングでリマインダー送信やキャンペーン情報の提供も行えるようになるため、リピート率向上にも貢献します。

導入する顧客管理ツールの事前チェックポイント

整骨院の顧客管理ツールを選ぶ際に、事前に確認しておきたい重要なポイントを紹介します。

 必要な機能を備えているか

整骨院によって必要とする機能は異なるでしょう。

そのツールが自院の抱える課題を解決できる機能を備えているかチェックすることが重要です。

また、システムの導入には初期費用やランニングコストがかかるため、無理のない範囲で導入できるツールを検討することも重要でしょう。

使いやすさは重視したいポイント

など、使いやすさを重視して選ぶことも非常に大切です。
扱いづらいツールでは、業務効率化どころか、かえって滞ってしまいかねません。

導入前に無料体験を利用し、実際の操作感を確かめることをおすすめします。

導入・サポート体制を確認

トラブル発生時の対応や、操作方法に関する問い合わせなど、サポート体制がどこまで整っているかどうかを確認しましょう。

また、法改正やシステム改善に伴うアップデートが適切に行われているかをチェックすることも重要です。

セキュリティ対策は万全に

顧客の個人情報を安全に管理するため、セキュリティ対策（不正アクセス対策・第三者認証を受けているかなど）が施されているか確認しましょう。

また、データ消失を防ぐためのバックアップ体制が整っているかチェックすることも大切です。

無料で使えるアプリ・システムはあるのか？

無料で使えるツールがあるなら使いたいという方は非常に多いでしょう。

しかし、「ただより高いものはない」とも言うように、永続的に利用できる無料アプリ・フリーソフトには危険性が潜んでいます。フリーソフトの危険性やコスト削減策について解説していきましょう。

フリーソフトや無料アプリの利用には危険性がある

永続的に使えるフリーソフトや無料アプリは、仮にあったとしても利用をおすすめしません。

個人情報を管理するのに、データの不正使用や漏洩のおそれがあるフリーソフトはリスキーだからです。マルウェアやウイルスが仕込まれている可能性もあります。

氏名・住所や電話番号をはじめ、デリケートな患者さまの健康状態を扱う以上、漏洩のリスクがあるフリーソフトは、あったとしても使わないほうがいいでしょう。

Excelで管理すればコスト削減になる

専用ツールの利便性には劣るものの、Excelの知識があればコストを最大限抑えた顧客管理が可能です。

顧客管理表の無料テンプレートはMicrosoftでも公開されているため、ダウンロードしてみるといいでしょう。

なお、テンプレートをダウンロードする際は、マルウェアやウイルス等のリスクも考えて、信頼できる提供元から入手することをおすすめします。

顧客情報を集客に活用する方法とは？

顧客情報を集客に活用すると言っても、具体的にどのように役立てればいいのでしょうか？
イメージしづらい方のために、活用方法を紹介していきましょう。

顧客属性に基づいたターゲティング

年齢層や性別ごとの傾向を分析することで、ターゲット層に合わせた施術メニューやキャンペーンの展開に役立てられます。

施術履歴に基づいたアプローチ

患者さまの施術履歴に基づいたアプローチも、リピート率向上や売上アップに貢献します。

リピート促進＆休眠顧客の掘り起こし

前回の施術から一定期間が経過した顧客に、リマインダーメールやメッセージを送信し、再来院を促しましょう。しばらく来院していなかった人にも整骨院の存在を思い出してもらうことで、再来院につながる可能性があります。

クロスセル・アップセル

過去の施術履歴に基づき、関連する施術メニューや物販商品を提案します。

たとえば、肩こりの施術を受けた患者さまに、自宅でできるストレッチ方法や関連商品の情報を提供したり、より効果の高い施術コースを提案したりといったアプローチができるでしょう。

イベント・キャンペーンの告知

特定の顧客に狙いを絞った施策を講じる上でも、顧客情報は役に立ちます。

ターゲットを絞った告知

顧客属性や施術履歴に基づいてターゲットを絞り、イベントやキャンペーン情報を配信することで、必要な人に必要な情報を届けられ、効果を高められます。

ひんぱんに告知が来ることを不快に思う人への配慮にもなるでしょう。

誕生日月キャンペーン

顧客の誕生日月に特別な割引や特典を提供するなど、パーソナライズされたキャンペーンを実施することで、顧客満足度向上に貢献します。

アンケート・フィードバックの活用

顧客の声を集め、経営改善に役立てる上でも顧客情報システムの導入は効果的です。

顧客満足度の調査と改善

施術後のアンケートやフィードバックを収集して管理することで、顧客のニーズや不満点を把握し、サービス改善に役立てられるでしょう。

新規メニュー考案

アンケート結果や顧客からの要望を参考に、新しい施術メニューやサービスを開発することで、顧客ニーズに合った魅力的なサービスを提供しやすくなります。

情報発信コンテンツの作成

顧客データから得られた情報を活用し、ターゲット層に響くコンテンツの作成・発信に役立てましょう。

たとえば、特定の症状に関する解説記事や、施術の効果を紹介する事例などを定期的に発信することで、潜在顧客へのアプローチだけでなく、既存顧客の関心維持にもつながります。

まとめ

顧客管理ツールを導入することで、

といったメリットが得られます。
自院の求める機能を明確化し、使いやすさやサポート体制・セキュリティ対策、費用面など総合的に考慮してツールを選びましょう。

無料で永続利用が可能なツールはありませんが、もしあったとしてもセキュリティ面でリスクが大きいので、軽率に利用しないよう注意が必要です。

顧客情報を適切に管理し、整骨院の売上アップに活かしていきましょう。